Бережливая поликлиника сохранит время врача и пациента

Президент России Владимир Путин в рамках «майского указа» 2018 года поставил задачу оптимизировать работу первичных медицинских организаций и сократить для пациентов время ожидания в очереди.

 - По всем направлениям, о которых говорит Президент, мы уже ведем работу и обязательно будем ее продолжать. Проблема очередей в поликлиниках одна из самых злободневных.  В Омской области мы используем все пути для того, чтобы ее решить, - заявил глава региона Александр Бурков.  - Пилотный проект «Бережливая поликлиника» в трех наших медучреждениях дал положительный результат: время от входа пациента в поликлинику до его выхода в среднем сократилось в три раза. Это подтверждает, что мы движемся в верном направлении.

БУЗОО «Детская городская поликлиника №5» стала первой детской поликлиникой в Омской области, присоединившейся к проекту «Бережливая поликлиника»  в мае 2017 года. О том, что удалось изменить за этот год и как восприняли нововведения родители пациентов и сотрудники учреждения рассказывает главный врач БУЗОО «Детская городская поликлиника №5» Чебыкина Ирина Евгеньевна.

 - Ирина Евгеньевна, расскажите о том с чего вы начинали.  Удалось ли вам  оптимизировать работу регистратуры и минимизировать временные затраты пациентов на посещение врачебных кабинетов?

 Ирина Чебыкина: - Мы начали свою работу с подготовительных мероприятий. В учреждении был издан приказ о рабочей группе по реализации проекта, были распределены обязанности между участниками проектной группы. Были определены цели и задачи. Далее мы изучили имеющиеся документы, публикации и опыт работы других медицинских организаций РФ. Проанализировав исходное состояние работы поликлиники путем анкетирования посетителей и работников поликлиники, анализа обращений граждан, хронометража рабочего времени, мы выявили основные проблемные моменты в работе поликлиники и наметили пути решения этих проблем. Для улучшения работы регистратуры поликлиники был установлен инфомат для записи на прием к врачу, был установлен дополнительный телефон для приема вызовов, разработаны и размещены визуальные схемы, указатели, информационные таблички для пациентов, оптимизирована работа регистраторов.

В результате проведенных мероприятий нам удалось улучшить работу регистратуры: время ожидания пациента в регистратуру сократилось в 2 раза (не более 5 минут), время, затрачиваемое на вызов врача по телефону, сократилось более чем в 2 раза, почти в 4 раза увеличилось число пациентов, записываемых врачами на повторный прием. Проведена стандартизация правил общения с пациентами. Была введена талонная система к врачам-педиатрам участковым, что позволило также минимизировать временные затраты пациентов на посещение врачебных кабинетов.

- Какие еще достижения можно отметить?

Ирина Чебыкина: - Ещё очень важным достижением была оптимизация работы клинико-диагностической лаборатории. Раньше пациенты в холле лаборатории ожидали забор крови 30-40 минут, время забора крови достигало 5 минут, максимальная нагрузка приходилась на первый час работы специалистов, отмечалось неравномерное распределение пациентов в течение недели (от 69 до 120 человек). Мы установили дополнительные сиденья в холле лаборатории, дополнительный компьютер и IP- телефон для постоянной связи лаборатории и специалистов, также была проведена рациональная организация рабочего места специалистов в лаборатории. Был введен электронный документооборот. Направление в лабораторию стало проводиться через электронный документооборот на приеме  у врача. Введен прием пациентов по талонам. Данные лабораторного исследования в день сдачи анализа стали вноситься в программу. Удобный интерфейс, в лаборатории вносятся все параметры общего анализа крови, данные сохраняются. При посещении пациентом лечащего врача, общий анализ крови выводится из программы и распечатывается на приеме у врача. В результате проведенной работы была оптимизирована нагрузка 120 пациентов в смену, выровнена нагрузка на лаборанта в течение недели, сокращено время ожидания в очереди в 6 раз, сократились потери времени при заборе общего анализа крови, внедрена талонная система и электронный документооборот. Длительность ожидания талона на общий анализ крови в плановом порядке сейчас не превышает двух дней.

Важным достижением была также организация кабинетов доврачебной помощи. Были организованы доврачебные кабинеты во всех филиалах поликлиники. Медицинский работник кабинета (фельдшер) взял на себя ряд направлений работы (оформление справок, выписок из медицинской документации, направление на лабораторные исследования, выдача талонов к врачам-специалистом и др.), по которым пациенты раньше обращались к врачу-педиатру участковому. В итоге мы освободили врачей-педиатров и они стали больше уделять времени лечебно-диагностическому процессу, пациентам и их родителям. Дополнительно были введены талоны к участковым-педиатрам, что привело к распределению потока пациентов, отсутствию очередей у кабинетов и экономии времени у родителей.

- Замечают ли пациенты произошедшие изменения, комфорт при получении медицинской помощи?

Ирина Чебыкина: - Пациенты и их законные представители заметили произошедшие изменения – нет очередей в поликлинике, четкая маршрутизация, комфортные условия пребывания в поликлинике.

- С какими трудностями вам пришлось столкнуться? Как реагировали на нововведения сотрудники медицинского учреждения?

Ирина Чебыкина: - При реализации проекта мы столкнулись с определенными трудностями. Наша детская поликлиника была первой в регионе и поэтому мы не могли с кем-либо проконсультироваться и посмотреть на организацию данного направления работы в Омске. Нам пришлось изучать методические рекомендации и опыт других регионов, а потом реализовывать этот опыт поэтапно в поликлинике.

Для изучения исходного состояния поликлиники, хронометража рабочего времени необходимы были человеческие ресурсы. Наши сотрудники были заняты работой. К нам пришли на помощь студенты медицинского колледжа – волонтеры и помогли провести хронометраж основных производственных процессов. Проблемы были и с сотрудниками поликлиники. Не все работники были рады нашим нововведениям. Были и недовольные родители (не нравилась талонная система в лабораторию, к участковым врачам-педиатрам). Мы предвидели эти аспекты и поэтому начали работу в летнее время (когда не было такого наплыва пациентов), далее - обсуждали, разъясняли, работали с родителями и медицинским персоналом. В итоге все поняли важность проводимых мероприятий, пользу для пациентов и для производственного процесса.

- Будет ли продолжена в поликлинике работа по оптимизации лечебных процессов?  Что планируется сделать на следующем этапе?

Ирина Чебыкина: - Мы не планируем останавливаться на достигнутом. Работа по оптимизации лечебно-диагностического процесса будет продолжена. Следующим этапом работы будет оптимизация оказания неотложной медицинской помощи населению, введение электронных медицинских карт пациентов.

- Интересуются ли вашим опытом другие омские детские медицинские учреждения?

Ирина Чебыкина: - Наш опыт заинтересовал многие медицинские организации Омской области. Материалы проведенной работы многократно докладывались на совещаниях, коллегии Министерства здравоохранения Омской области. К нам приезжали руководители и работники других медицинских организаций (БУЗОО «Москаленская ЦРБ», БУЗОО «Детская городская поликлиника № 4», БУЗОО «Детская городская поликлиника № 8», БУЗОО «Городская поликлиника № 11», БУЗОО «Городская детская клиническая больница № 3» и др.), мы проводили экскурсии и рассказывали о работе поликлиники, делились опытом и отвечали на вопросы. В настоящее время технология бережливого производства будет перенесена на все детские медицинские организации Омской области.